Ηλεκτρονική τιμολόγηση – Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

10 Νοεμβρίου 2014

To άρθρο επιμελήθηκε ο φοροτεχνικός κύριος Γιώργος Αλεξίου (www.texnologistiki.com)

 

1. Τι είναι το «ηλεκτρονικό τιμολόγιο»;


Σύμφωνα με τον ΚΦΑΣ (Άρθρο 2 παρ. 5 και άρθρο 6 παρ. 9, 10, 11 του N. 4093/2012), ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο (Η.Τ.) νοείται το τιμολόγιο το οποίο περιέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες που θέτει ο νόμος, δηλαδή τα δεδομένα των αντισυμβαλλομένων και του αντικειμένου της συναλλαγής και το οποίο εκδίδεται και λαμβάνεται σε οποιαδήποτε ηλεκτρονική μορφή.

Συνεπώς, τιμολόγια τα οποία έχουν εκδοθεί έντυπα, σαρώθηκαν, αποθηκεύτηκαν σε ηλεκτρονική μορφή και στη συνέχεια απεστάλησαν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στον πελάτη θεωρούνται ηλεκτρονικά.

Συμπερασματικά να αναφέρουμε ότι το βασικό κριτήριο για να χαρακτηριστεί ένα τιμολόγιο ως ηλεκτρονικό, θεωρείται ο τρόπος αποθήκευσης και διαβίβασης του φορολογικού στοιχείου από τον εκδότη στον λήπτη.
Σε αντίθετη περίπτωση, τα τιμολόγια που αποστέλλονται έντυπα στον πελάτη, ανεξαρτήτου του τρόπου που αυτά δημιουργήθηκαν δεν θεωρούνται ηλεκτρονικά τιμολόγια.

H ηλεκτρονική τιμολόγηση έχει εφαρμογή σε «τιμολογήσεις» που γίνονται από και προς υπόχρεους απεικόνισης συναλλαγών, δηλαδή μεταξύ επιχειρήσεων.
Εκτός όμως από τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, δύναται να εφαρμοστεί και για τις πωλήσεις (εμπορευμάτων ή υπηρεσιών) από μια επιχείρηση προς ιδιώτη, δηλαδή και για τις λιανικές πωλήσεις στις αποδείξεις λιανικής πώλησης και αποδείξεις παροχής υπηρεσιών αντίστοιχα.

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και για τις λιανικές πωλήσεις προκύπτει από το άρθρο 232 της οδηγίας 2006/112/EK, αλλά και από  παράγραφο 5 της ΠOΛ. 1004/2013 του Υπ. Οικονομικών.

 

2. Χαρακτηριστικά που πρέπει να πληροί το ηλεκτρονικό τιμολόγιο

Για την ορθή έκδοση  του ηλεκτρονικού τιμολογίου, πρέπει αθροιστικά να συντρέχουν τα παρακάτω:

  • H ψηφιακή μορφή που θα έχει το Η.Τ. είναι στην διακριτική ευχέρεια του εκδότη του. Ως ποιο ενδεικτικός τρόπος είθισται να είναι το συνημμένο αρχείο PDF σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Το Η.Τ. θεωρείται ότι εκδόθηκε την χρονική στιγμή που ο εκδότης διαθέσει (αποστείλει) το στοιχείο προς παραλαβή στον λήπτη.

Δηλαδή όταν ο εκδότης το συντάξει και το αποστείλει με ηλεκτρονικό τρόπο (π.χ. E-mail) στον λήπτη (άρθρο 232 της 2006/112/EK).



3. Όροι - Προϋποθέσεις χρήσης της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

  • Το αν μια επιχείρηση θα εφαρμόσει ή όχι την ηλεκτρονική τιμολόγηση στο σύνολο των συναλλαγών της ή σε μέρος αυτών αποτελεί και μόνο δική της επιλογή και αυτό γιατί η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι προαιρετική.

  • Προκειμένου το Η.Τ. να είναι φορολογικά έγκυρο απαιτείται η εξασφάλιση της συναίνεσης του λήπτη του φορολογικού στοιχείου (Άρθρο 232 της Οδηγίας 2006/112/EK, καθώς και άρθρο 2 ,παρ. 5 N.4093/2012 του Υπ. Οικονομικών). H συμφωνία μπορεί να είναι γραπτή, προφορική ή σιωπηλή, χωρίς να προκύπτει από κάπου η υποχρέωση ύπαρξης γραπτής συμφωνίας ή κοινοποίησης στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. ή άλλη φορολογική αρχή ή διεύθυνση (taxis).

  • O εκδότης του ηλεκτρονικού τιμολογίου οφείλει να διασφαλίζει:

    α) Την αυθεντικότητα της προέλευσης του τιμολογίου. Δηλαδή η έκδοση του Η.Τ. πρέπει να γίνεται  με τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται ότι αυτό εκδόθηκε πράγματι από τον ίδιο.

    β) Την ακεραιότητα του περιεχομένου του Η.Τ. Δηλαδή να εξασφαλίζει ότι το περιεχόμενο του θα παραμείνει ως έχει, ενώ στην περίπτωση που με δόλο ή όχι, αυτό δεχτεί αλλοίωση, να μπορεί εύκολα και άμεσα (η αλλοίωση) να ανιχνευτεί.

    Το πώς θα επιτευχθούν αυτά (α, β) δεν οριοθετείται από καμία διάταξη. Συνεπώς εναπόκειται στον εκδότη του Η.Τ. να επιλέξει τον τρόπο διασφάλισης φέροντας φυσικά ο ίδιος την βαρύτητα της απόδειξης τις αποτελεσματικότητας του.
    Τεχνικά υπάρχουν αρκετοί τρόποι που διασφαλίζουν την ανθεκτικότητα και την ακεραιότητα του Η.Τ. Όμως οι περισσότεροι εξ αυτών φέρουν απαγορευτικό κόστος για μια μικρή ή μικρομεσαία επιχείρηση.

    Κατά την άποψή μας ο ποιο ενδεικτικός και οικονομικά ανεκτός τρόπος είναι της σήμανσης μέσω EAΦΔΣΣ (N.1809/1988, Καθιέρωση Φορολογικών Μηχανισμών και άλλες σχετικές διατάξεις).
    Σε περίπτωση που επιλεγεί αυτός ο τρόπος, να αναφέρουμε ότι η εφαρμογή διασφάλισης μέσω EAΦΔΣΣ περιλαμβάνει επιπλέον της έκδοσης του σώματος του τιμολογίου σε ηλεκτρονική μορφή (PDF κλπ.) και επιπλέον έκδοση δύο (2) αρχείων τύπου a.txt και b.txt. τα οποία αποτελούν τα νόμιμα παραστατικά της συναλλαγής. O επιπλέον μορφότυπος (π.χ. PDF) εξασφαλίζει απλά την αναγνωσιμότητα αυτών (ΠOΛ. 1049/2006 του Υπ. Οικονομικών).

  • Ως προς τον χρόνο διαφύλαξης, φέρεται η υποχρέωση και από τα δυο μέρη όταν οι αντισυμβαλλόμενοι είναι επιχειρήσεις ή από τον εκδότη σε περίπτωση λιανικών πωλήσεων, διαφύλαξης του Η.Τ. για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλεται από τις διάφορες φορολογίες (Εισοδήματος, ΦΠA) στην ηλεκτρονική μορφή που εστάλη ελήφθη αντίστοιχα ή σε άλλη ηλεκτρονική μορφή στην οποία μετατράπηκε.

    Οι αντισυμβαλλόμενοι φέρουν την υποχρέωση να διαφυλάσσουν τον μορφότυπο του τιμολογίου, αλλά και τα δεδομένα που εξασφαλίζουν τη γνησιότητα της προέλευσης και την ακεραιότητα του περιεχομένου του.

    Οι συναλλασσόμενοι έχουν την δυνατότητα επιπλέον των ως άνω να εκτυπώνουν το τιμολόγιο και να το διατηρούν στο αρχείο τους και σε έντυπη μορφή, όμως αυτό από μόνο του δεν αρκεί, αντιθέτως θεωρείται μη διαφύλαξη του τιμολογίου (όταν δεν ισχύουν αθροιστικά και τα προαναφερόμενα).

  • Οφείλεται να εξασφαλίζεται η αναγνωσιμότητα του τιμολογίου για όλη την διάρκεια της υποχρεωτικής αποθήκευσής του, καθώς και η ευχέρεια άμεσης εκτύπωσης, σε περίπτωση που αυτό ζητηθεί από την οποιαδήποτε φορολογική αρχή. Η μη ύπαρξη αυτών των δυνατοτήτων ισοδυναμεί επίσης με μη διαφύλαξη του φορολογικού στοιχείου.

    Τέλος, να αναφέρουμε ότι ο νομοθέτης προβλέπει την διαβίβαση των δεδομένων Η.Τ. προς το Υπουργείο Οικονομικών, στην Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων. Αυτό όμως προς το παρόν δεν έχει εφαρμοστεί στην πράξη.


Για να δείτε τη σχετική νομοθεσία, πατήστε εδώ.



ΜΟΙΡΑΣΟΥ ΤΟ! :
ΡΩΤΗΣΤΕ ΤΟΥΣ ΕΙΔΙΚΟΥΣ
ΡΟΗ ΕΙΔΗΣΕΩΝ